ระบบบริหารจัดการ หมายถึง “ระบบเพื่อทำให้บรรลุนโยบายและเป้าหมายที่องค์กรตั้งไว้”

องค์กรจัดทำระบบบริหารจัดการตามข้อกำหนดของมาตรฐานระบบบริหารจัดการต่างๆ เช่น ISO9001 (ระบบบริหารจัดการคุณภาพ), ISO14001 (ระบบบริหารจัดการสิ่งแวดล้อม) จากนั้น JQA ASIA ซึ่งเป็นหน่วยรับรอง (Certification Body) จะทำการตรวจประเมินว่าระบบบริหารจัดการที่องค์กรจัดทำขึ้นนั้นสอดคล้องกับข้อกำหนดมาตรฐานนั้นๆ หรือไม่ หากสอดคล้องก็จะให้การรับรองและประกาศการให้การรับรองนั้น ระบบเช่นนี้เรียกว่า ระบบการตรวจประเมินให้การรับรองระบบบริหารจัดการ

ระบบการตรวจประเมินให้การรับรองระบบบริหารจัดการนั้นไม่ได้มีเพียง “หน่วยรับรอง” เท่านั้น แต่ยังมี “หน่วยงานฝึกอบรมผู้ตรวจประเมิน” ซึ่งดำเนินการฝึกอบรมสำหรับผู้ที่จะเป็นผู้ตรวจประเมิน, “หน่วยงานจดทะเบียนผู้ตรวจประเมิน” ซึ่งดำเนินการให้การรับรองคุณสมบัติผู้ตรวจประเมิน และยังมี “หน่วยงานรับรองระบบงานของหน่วยรับรอง” (Accreditation Body) ซึ่งดูแลภาพรวมว่าหน่วยงานทั้งสามที่กล่าวข้างต้นมีความสามารถที่จะดำเนินการได้หรือไม่

ทั้งหมดนี้รวมเป็นระบบการตรวจประเมินให้การรับรองระบบบริหารจัดการ

JQA ASIA จัดทีมตรวจโดยพิจารณาถึงลักษณะธุรกิจ รวมถึงความต้องการการสื่อสารภาษาญี่ปุ่นของแต่ละองค์กร กรุณากรอกรายละเอียดในใบสมัครของมาตรฐานนั้นๆ แล้วส่งมาให้ JQA ASIA ก่อนเดือนที่ท่านต้องการให้ไปตรวจประเมินอย่างน้อย 4 เดือน เมื่อ JQA ทบทวนเนื้อหาใบสมัครเรียบร้อยแล้ว ทาง JQA ASIA จะติดต่อองค์กรเพื่อนัดวันตรวจประเมิน ประมาณ 1 เดือนล่วงหน้า

การตรวจของ JQA ASIA ในระบบ ISO9001, ISO14001, IATF16949 นั้น จะตรวจดูว่า PDCA ในแต่ละระดับ (ระดับปฏิบัติงาน, ระดับกระบวนการ, ระดับระบบ) นั้นยังหมุนอยู่หรือไม่ ระบบบริหารจัดการนั้นยังคงทำงานอย่างมีประสิทธิผลหรือไม่ โดยทำการตรวจตามกระบวนการทำงานจริง (process flow) ขององค์กร ดังนั้น ในการกำหนดจำนวนวันตรวจ JQA ASIA จะกำหนดโดยใช้ IAF Guidance หรือ IATF Rules เป็นพื้นฐาน แล้วนำมาพิจารณาประกอบกับขนาดและจำนวน site ขององค์กร, ความซับซ้อนของกระบวนการ, ภาระทางสิ่งแวดล้อม เป็นต้น เพื่อกำหนดจำนวนวันตรวจที่จำเป็นสำหรับองค์กรนั้นๆ

สำหรับระบบ OHSAS JQA ASIA จะกำหนดจำนวนวันตรวจโดยพิจารณาจากขนาด (จำนวนคน) ขององค์กร, ความเสี่ยงด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย, สภาพการทำงานที่อันตราย รวมถึงสภาพการเกิดความเสียหายในอดีต เป็นต้น

มาตรฐาน ISO9001 นำแนวคิด Process Approach มาใช้ แนวคิดนี้คือ การทำให้ความสัมพันธ์ของแต่ละกระบวนการในองค์กรรวมถึง input, output ชัดเจน และทำการควบคุมดูแลการดำเนินงานนั้น เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการบริหารจัดการนั่นคือ การเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

JQA ASIA มีแนวคิดว่าในการตรวจประเมินก็เช่นกัน หากตรวจแบบ Process Approach ก็จะทำให้สามารถตรวจระบบบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิผลมากกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เกี่ยวกับผลการดำเนินงานของระบบบริหารจัดการ หากตรวจโดยนำไปเชื่อมโยงกับกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าก็จะได้ผลดียิ่งขึ้น

มาตรฐาน ISO9001 ยอมรับการยกเว้นไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดใดข้อกำหนดหนึ่งหรือหลายข้อที่อยู่ในบทที่ 7 “การทำให้เกิดผลิตภัณฑ์” (Product Realization) ได้ในกรณีที่ไม่มีงาน (กิจกรรม) นั้นอยู่ในขอบข่ายการขอการรับรองเท่านั้น หากมีการทำงาน (กิจกรรม) ดังกล่าวอยู่ แต่ขอยกเว้นนั้น ไม่สามารถทำได้ นอกจากนี้ กรณีที่มีการยกเว้น จะต้องระบุข้อกำหนดที่ยกเว้นและเหตุผล (ที่สมควร) ไว้ในคู่มือคุณภาพด้วย

ขอบเขตการชี้บ่งและประเมินจะแตกต่างกันไปตามกิจกรรม, ผลิตภัณฑ์และบริการขององค์กร แต่ต้องชี้บ่งและประเมินสำหรับลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมที่มีผลกระทบเกี่ยวข้องมาจากงานขององค์กร

• ตัวอย่างลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมที่องค์กรสามารถมีอิทธิพล
   
  
• ขอบเขตของลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมที่องค์กรสามารถมีอิทธิพล ได้แก่ ขอบเขตที่องค์กรสามารถตัดสินใจสั่งการได้ (ในการกำหนด ให้เน้นที่ผลิตภัณฑ์/บริการที่องค์กรใช้และนำเสนอ)
• องค์กรที่มีการออกแบบและพัฒนาผลิตภัณฑ์ของตัวเอง สามารถมีอิทธิพลต่อลักษณะปัญหาสิ่งแวดล้อมตามรูปข้างต้นได้

OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) 18001 ยังไม่ได้เป็นมาตรฐาน ISO แต่ก็เป็นมาตรฐานด้านระบบบริหารจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยที่ใช้กันแพร่หลายมากที่สุดในโลก ส่วน OHSMS (Occupational Health & Safety Management System) นั้นย่อมาจากระบบบริหารจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ฉะนั้น OHSAS18001 จึงเป็นหนึ่งในมาตรฐานเกี่ยวกับระบบ OHSMS นั่นเอง

JQA ASIA มีบริการการตรวจหลายมาตรฐานพร้อมกันทั้งในรูปแบบของ Combined Audit และ IMS (Integrated Management System) ท่านสามารถรับการตรวจ OHSAS18001 พร้อมกันกับ ISO9001 และ/หรือ ISO14001 ได้ ซึ่งเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการตรวจให้สูงขึ้น

ขอบข่ายการรับรองครอบคลุมถึง Site (โรงงาน) ที่มีกระบวนการผลิตที่เกี่ยวข้องใน supply chain ของอุตสาหกรรมยานยนต์ และส่วนงานสนับสนุนที่เกี่ยวข้องกับการมี interface กับลูกค้าทั้งหมด (เช่น ออกแบบ, จัดซื้อ, บริหาร, คลังสินค้า, การควบคุมเครื่องมือวัด, การตรวจสอบ) เมื่อได้รับการรับรอง ISO/IATF16949 ชื่อของ site ที่มีกระบวนการผลิตจะปรากฏอยู่ในใบ Certificate ในขณะที่ชื่อของส่วนงานสนับสนุนจะปรากฏอยู่ในใบ Appendix อนึ่ง ส่วนงานสนับสนุนที่มีที่ตั้งอยู่คนละที่กับ site จะต้องรับการตรวจให้เสร็จสิ้นก่อนการตรวจ 2nd Stage ของ site

การตรวจ 1st Stage นั้นเป็นการตรวจดูการเตรียมตัวสู่การตรวจ 2nd Stage และตรวจสอบดูว่ามีการวางแผนและจัดทำ internal audit และ management review แล้วหรือไม่ ในขั้นตอนนี้ หากพบว่าการเตรียมตัวยังไม่เพียงพอ จะต้องกลับไปเริ่มที่ขั้นตอนของการยื่นใบสมัครใหม่ ส่วนการตรวจ 2nd Stage นั้น เป็นการตรวจที่ site การผลิตและหน่วยงานสนับสนุน ตามข้อกำหนดมาตรฐาน ISO/IATF16949 และข้อกำหนดเฉพาะของแต่ละลูกค้า

สามารถตรวจได้ 1 ครั้งที่ site ขององค์กร โดยจำนวนวันในการตรวจต้องไม่เกิน 80% ของการจำนวนวันตรวจ 2nd Stage แต่ผู้ตรวจ Pre-audit จะไม่สามารถร่วมตรวจในการตรวจขอการรับรองได้ นอกจากนี้ การตรวจ Pre-audit ไม่นับเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจขอการรับรอง

การตรวจ 2nd Stage จะต้องตรวจภายใน 90 วันนับจากวันที่สิ้นสุดการตรวจ 1st Stage นอกจากนี้ กรณีที่พบ ความไม่เป็นไปตามข้อกำหนด (nonconformity) ในการตรวจ 2nd Stage องค์กรต้องส่งรายงานการแก้ไข (corrective action report) พร้อมทั้งหลักฐานที่แสดงให้เห็นว่าปัญหาได้ถูกแก้ไขแล้ว 100% ภายใน 90 วัน